Il Timeboxing e la Produttività
Ti senti sommerso dalla mole di lavoro? Fai fatica a restare fedele alla tua agenda durante il corso della giornata? Il Timeboxing potrebbe essere la soluzione per te.
Il Timeboxing è una tecnica utilizzata dai professionisti di tutto il mondo per aiutarli a completare di più in meno tempo: viene creata con l’impostazione di periodi specifici per il completamento delle task – includendo le pause se necessarie.
Con questo approccio, puoi definire la priorità delle tue cose da fare e concentrarti sulle attività davvero significative senza distrarti o sfinirti. Questa piccola guida ti fornirà tutte le informazioni necessarie per cominciare a utilizzare questo potentissimo strumento.
Ma Che Cos’è il Timeboxing?
Come accennato, il timeboxing è un’efficace strategia di gestione del tempo che assegna una determinata quantità di tempo ai compiti da svolgere presupponendo che tali attività vengano completate nella finestra temporale designata. James Martin, l’autore di “Rapid Application Development”, introdusse inizialmente questa tecnica come parte dello sviluppo agile dei software. Questo semplice metodo può aiutarti a massimizzare la tua produttività, sia nell’ambiente professionale che personale.
In poche parole, il timeboxing ti aiuta a gestire il tempo: Fissi una tempistica per un’attività – e per ogni attività da completare – e, quando il tempo si esaurisce, valuti se hai raggiunto il tuo obiettivo o no.
Questo processo può essere utilizzato per gestire sia le task dei tuoi progetti che le faccende personali: che tu sia a casa, in ufficio o in giro, il timeboxing ti aiuta a rimanere concentrato e produttivo.
Differenze tra Timeblocking e Timeboxing
Sia il timeblocking che il timeboxing si basano sul definire una quantità di tempo per completare le attività – tuttavia, mentre il primo viene utilizzato per riservare un periodo ininterrotto di tempo, il secondo richiede di limitare il coinvolgimento in quella attività. Mi spiego meglio:
TIMEBLOCKING – TBL
Il timeblocking è una tecnica favolosa per assicurarsi di trovare il tempo per tutte le tue attività, anche per quelle che sembrano impossibili da far entrare nell’agenda. Ritagliando blocchi di tempo nella giornata, nella settimana o nel mese, puoi star tranquillo che nulla scivoli in secondo piano e che tutto quello che viene messo in agenda venga completato.
Dentro la struttura tbl, i blocchi sono segmenti temporali – solitamente con un punto d’inizio e uno di fine, che possono essere facilmente incorporati nella timeline dell’agenda o del calendario. Ogni blocco funge da fattore motivazione per aiutare a rimanere in pista e a completare le attività entro l’orario designato.
Per valutarne il successo, monitora l’effettivo completamento dell’attività al momento della scadenza del blocco – in caso contrario, concedi più tempo all’attività la prossima volta che necessita un blocco.
TIP: Sii realista nella definizione del tempo necessario alla creazione dei blocchi. Sii generoso quando si tratta di un’attività nuova o che richiede un livello di concentrazione più elevato. Sii più severo quando si tratta di attività di secondo piano che priorizzano il completamento entro un certo orario sulla qualità o quando hai intenzione di testare se sia possibile completare tali attività in meno tempo.
TIMEBOXING – TBX
L’uso del timeboxing ti aiuta a controllare le attività e come effettivamente spendi il tempo, creando confini alle attività da durata variabile che potrebbero consumare troppe ore.
Il timeboxing è una strategia che prevede la definizione di particolari scadenze e obiettivi allocate in periodi di tempo specifici – chiamati appunto “timeboxes”. Questi tbx possono variare dai 15 minuti a molti mesi. Inoltre, i tbx possono includere i “deliverables”, le “milestones”, e la budgettizzazione. (Nei prossimi articoli di Project Management analizzeremo meglio i deliverables e le milestones).
Con il timeboxing sarai in grado di analizzare quanto efficacemente sei riuscito a raggiungere i tuoi obiettivi – sia completamente che parzialmente.
Per esempio, se hai la necessità di riordinare il tuo ufficio ma non vuoi sprecare troppo tempo, prova ad allocare un tbx di 30 minuti solo per questa attività. Una volta che il tempo finisce – a prescindere dal livello di completamento – fermati e concentrati su altro. In questo modo riesci a essere efficiente nel riordino e nelle task successive.
Come Impostare il Timeboxing
Ecco una piccola panoramica in 5 passi per massimizzare la tuo produttività con il tbx:
- Scegli un’attività
- Definisci i tuoi obiettivi a riguardo
- Imposta il tempo
- Concentrati e lavora solo su quella task
- Richiedi il tuo premio
1. SCEGLI UN’ATTIVITA’
Il primo passo durante il tbx è la scelta di un’attività compatibile con il potenziale completamento, totale o parziale (per microtask), entro i limiti del tempo definito. Considera sempre i fattori di urgenza e i cluster di microtask che possono essere completati per massimizzare la produttività.
Tieni a mente che il timeboxing è più efficace per obiettivi più piccoli rispetto a progetti su larga scala. Per questi ultimi, prova a suddividerli in cluster di piccole attività. (Lo spezzettamento, la divisione delle task, i cluster e il reverse engineering verranno affrontati nei prossimi articoli.)
2. DEFINISCI I TUOI OBIETTIVI
Una volta deciso quale attività affrontare e averne definito la durata, assicurati di aver ben chiaro l’obiettivo specifico da raggiungere nel periodo di tempo assegnato. Scriverlo e sottolinearlo ti aiuterà a restare più motivato a finire quello che hai iniziato.
TIP: Sii specifico nella definizione degli obiettivi: se il mio obiettivo di oggi è scrivere un articolo del blog, non impostare il tuo tbx come “scrivi articolo blog” ma prova a definire nella maniera più chiara possibile il tutto, ad esempio “07:00-09:30: pubblica articolo blog – productivitips – timeboxing + crea bonus”.
3. IMPOSTA IL TEMPO
Ora che hai una lista di attività davanti a te, imposta un timer, in modo da sapere quanto tempo hai ancora a disposizione per completare il tutto.. Punta a rimanere concentrato durante lo svolgimento della task. Concediti le necessarie pause e tienilo in conto quando programmi la durata del tbx: la struttura temporale della tecnica del pomodoro torna sempre utile quando si tratta di attività più lunghe.
4. CONCENTRATI E LAVORA
Ora è tempo di mettersi all’opera! Fai partire il timer e rimani concentrato sull’attività da completare. Una volta che hai completato le azioni necessarie per raggiungere l’obiettivo nel tempo designato, prenditi un momento per riflettere su quello che hai concluso e valutare quanto sono stati efficienti i tuoi sforzi.
5. RICHIEDI IL TUO PREMIO
Infine, puoi goderti la tua ricompensa per quello che ti sei imposto di completare. Che sia guardare un episodio della tua serie preferita o mangiare uno snack. assicurati di riconoscere i tuoi successi e premiare la tua motivazione.
I Benefici del Timeboxing
Il timeboxing per la gestione delle task offre molti vantaggi, rendendolo degno di essere incorporato nello svolgimento delle tue giornate. Ecco alcune ragioni per provare:
LE ATTIVITA’ SPIACEVOLI
Se ci sono lavori o attività che trovi noiosi, orribili o monotoni, spezzettali in tbx più piccoli e assegna loro una scatola temporale definita. Questo li renderà più innocui e ti assicurerà di completarli in tempo.
LA CONCENTRAZIONE COSTANTE
Quando sei consapevole della quantità di tempo necessaria per completare un’attività, sei incoraggiato a rimanere concentrato e motivato. Questo tiene alla larga le distrazioni e ti assicura un progresso visibile ed efficiente.
MENO ERRORI
Convogliare la tua completa attenzione per un periodo di tempo limitato aiuta a ridurre le possibilità di fare errori – al contrario di un tempo indefinito o troppo ampio che permette alla mente di “spalmare” la concentrazione lungo lo svolgimento della task.
UN USO MIGLIORE DELLE RISORSE
Decidendo specifiche quantità di tempo per determinate attività, sarai in grado di allocare in maniera ottimale le tue risorse in quanto sarai consapevole del tempo necessario per completare ogni attività, permettendoti di scegliere come e dove è meglio spendere le energie e gli sforzi.
CONTROLLO DELLE SCADENZE
Il tbx ti aiuta a rimanere organizzato e puntuale, assicurandoti che le attività vengano completate nella finestra di tempo predefinita. Questo ti assicura di non sforare le scadenze e, anzi, di anticipare gli imprevisti il più possibile.
ELIMINARE IL PERFEZIONISMO
Può essere davvero difficile perfezionare ogni minimo dettaglio in una finestra di 25 minuti per completare il tuo lavoro. Il tbx ti aiuta a evitare di spendere ore e ore per quei piccoli aggiustamenti, spesso inutili e terminare la task nel periodo prestabilito.
AUMENTARE LA MOTIVAZIONE
Il ticchettio dell’orologio è un metodo perfetto per aiutarti a rimanere concentrato e sui binari durante lo svolgimento di un lavoro. Creare una scatola temporale per completare un’attività è un’ottima sfida da lanciare a te stesso e ricaricherà la tua motivazione facendoti raggiungere gli obiettivi in maniera più rapida ed efficiente. Impostare obiettivi più piccoli massimizzerà i tuoi livelli di produttività.
CREARE UN EQUILIBRIO NELLA VITA
Il Timeboxing è un asset fondamentale che ci aiuta a gestire il tempo nelle varie attività giornaliere, lavorative e personali, in modo da non sprecare minuti e ore preziose. Questo sistema di time management può creare un miglior equilibrio nelle nostre vite, dando la priorità alle task più importanti.
Tutti questi benefici rendono il tbx un modo efficace ed entusiasmante per gestire le responsabilità lavorative; provalo e vedi se e quanto funziona per te. Con qualche piccolo ritocco qua e là, questa impostazione di lavoro incrementerà la tua produttività, manterrà le tue giornate organizzate e chiare, e raggiungerai gli obiettivi più rapidamente.
Materiale Bonus: Consigli e Strategie per il TBX
Il materiale bonus di questa settimana è una serie di consigli, strategie ed esempi per iniziare, implementare ed essere costanti nell’utilizzo del tbx. Il mio calendario è un mix di color-coded (cc) tbx e tbl che funziona per me, per ora, dopo tanti (taaaanti) tentativi di ottimizzazione productivity-oriented. Inizia con qualche consiglio, tecnica, implementa, cambia e monitora quello che funziona e quello che non serve. Il giusto equilibrio è diverso per ognuno di noi, in base allo sviluppo delle giornate lavorative e personali.
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PRODUCTIVITIPS #1
- Scegli un’attività
- Definisci i tuoi obiettivi a riguardo
- Imposta il tempo
- Concentrati e lavora solo su quella task
- Richiedi il tuo premio
source: https://www.shiftbase.com/glossary/timeboxing
MVRCODELRIO 
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