Disclaimer: esistono interi libri, manuali e articoli dettagliati e professionali su ognuno di questi punti; quella che segue è un’introduzione generale, una serie di consigli tascabili che indirizza verso il sentiero giusto. Il mio obiettivo sarà, nei prossimi articoli, quello di fornire informazioni sostenute da ricerche autorevoli per esplorare il mondo della produttività nella maniera più efficace possibile, senza appesantire inutilmente quello che per natura è un semplice articolo di un blog.
Da sempre, incrementare la produttività è l’obiettivo finale per ogni professionista e società; essendo una misura comune per la crescita e lo sviluppo di un’entità (e di un lavoratore), è un fattore costantemente tenuto in considerazione. Un miglioramento individuale della produttività risulterà in un miglioramento complessivo per la squadra di lavoro.
A volte, la ricerca della produttività tende a essere poco sostenibile: le persone vengono trascinate verso il “burnout” se non seguono un percorso attento ed efficace.
Quindi, come migliorare la produttività?
1. Sii chiaro su quello che devi fare.
Iniziamo con le basi: la produttività sul posto di lavoro dipende da molti elementi della vita quotidiana. Più ti prepari in anticipo e hai chiaro quello che vuoi, devi o dovresti fare, e più in fretta e facilmente andrai avanti una volta iniziato.
Le persone che faticano a essere o rimanere produttivi, spesso, saltano questa prima fase di preparazione.
Preparare una lista di cose da fare, avere un’agenda (analogica o digitale) per programmare appuntamenti e compiti, e utilizzare tecniche come il time boxing possono essere estremamente utili, se non fondamentali.
Organizza la tua agenda e utilizza un timer per assicurarti di completare le attività nella giusta quantità di tempo. Nella tua vita personale, assicurati di aver organizzato il tutto in modo che ti aiuti a evitare le distrazioni.
2. Elimina il multitasking.
Probabilmente lo hai già sentito dire e, magari, ne sei convinto anche tu ormai: il multitasking uccide la produttività.
Fare il giocoliere con tante attività nello stesso momento non è produttivo come sembra. Concentrandoti su un’attività alla volta, essa verrà eseguita con uno standard più alto in meno tempo, permettendoti di accedere in maniera più fluida al prossimo lavoro. Il multitasking è uno spreco di energie e tempo.
3. Imposta obiettivi realistici.
Non ti sabotare ancora prima di iniziare. La produttività non esiste su un campo statico; i grandi progetti – anche quelli apparentemente innocui e facili – possono facilmente intimorire una volta incominciati. Gli obiettivi devono essere di facile comprensione e raggiungibili ma, ancora più importante, devono essere ben definiti.
Chiediti se hai le risorse necessarie per completare le attività e spezzetta i lavori in piccole azioni gestibili. Raggiungere gli obiettivi, anche piccoli, completando le tasks spezzettate, ti renderà e farà sentire più produttivo su tutta la linea.
4. Impara ad assegnare la giusta priorità.
Questo è un altro metodo importante per incrementare la tua produttività: devi individuare i lavori più importanti da completare. Ci sono molti modi per assegnare la priorità alle azioni, segui quello che funziona meglio per te e sii fedele e costante, per esempio:
- Priorità secondo data di scadenza.
- Priorità secondo urgenza.
- Priorità secondo importanza.
5. Inizia con la cosa più difficile.
Evitare le attività impegnative e difficile è allettante ma la verità è che affrontare per primi i progetti più complessi aumenterai la tua motivazione e concentrazione per il resto della giornata.
Torneremo di nuovo su questo punto ma prova a impostare queste azioni importanti e difficili nel momento della giornata in cui sei più produttivo. Per la maggior parte delle persone è al mattino.
Hai mai sentito parlare della tecnica “Eat the Frog” (Ingoia il Rospo)? Attribuita a una citazione di Mark Twain che dice “Mangia una rana viva come prima cosa di mattina e niente di peggio potrà capitarti durante il resto della giornata.“, questa tecnica si traduce nell’iniziare la giornata facendo la “peggiore” attività. Il “peggio” verrà completato subito e il resto della giornata sembrerà ancora più semplice da affrontare.
6. Delega quando è necessario.
Se sei un team leader, questo punto è ancora più importante – ma anche lavorando da soli, potresti considerare l’outsourcing.
Così facendo, avrai accesso a maggiore concentrazione sui progetti a impatto massimo. Pianifica e allinea le attività più urgenti e importanti per te e, quelle meno importanti ma che necessitano di essere comunque completate, dèlegale.
7. Limita le distrazioni.
Distrarsi e procrastinare quando si lavora è normale e la concentrazione non sempre arriva naturalmente. Tuttavia, onestamente, potremmo tutti impegnarci un po’ di più per combattere le distrazioni. Spegni il telefono, seleziona la modalità aereo e utilizza applicazioni di focus o tecniche – come il “pomodoro”.
La tecnica del pomodoro è comunemente usata per prevenire le distrazioni e completare le attività. Utilizzando un timer (ad esempio Timeular – ma anche un semplice cronometro funziona) imposta sezioni da 25 minuti. In questi blocchi di tempo ti concentrerai sul compito di fronte. Sapere che dovrai prestare attenzione e lavorare per un periodo più breve riuscirai ad allenare la tua abilità di concentrazione su blocchi di tempo più estesi.
Esistono molte varianti e metodi simili della tecnica del pomodoro che affronterò nei prossimi articoli.
8. Imposta delle notifiche.
Impostare e avere una lista di notifiche sul tuo cellulare o sulla tua app di produttività è molto utile se vengono specificate brevemente le azioni e il perché sono importanti.
Questo significa impostare avvisi con un po’ di contesto, in modo che sia semplice e rapido identificare le azioni da compiere nel momento giusto.
9. Tieni traccia del tempo.
Questa è una delle tecniche migliori per incrementare la produttività: misurare come spendi il tuo tempo!
Utilizza tutti gli strumenti a te disponibili e scopri quale funziona meglio per te: un foglio excel, un timer, un’app, etc. Questi strumenti sono utili per farsi un’idea precisa della tua situazione: ti aiuteranno a conoscere esattamente il tuo lavoro, i tuoi ritmi e le tue necessità; misurare quanto tempo impieghi per una specifica attività ti darà una mano a comprendere e sapere se stai effettivamente completando i progetti nel modo più produttivo. Tenere traccia del tempo è un’abitudine che va curata e sviluppata in modo da essere ancora più utile in futuro.
10. Assicurati di fare delle pause.
Essere produttivi non significa solamente sedersi alla scrivania per otto ore di fila. Certo, è possibile farlo per un giorno o due, ma una persona non è e non può essere un robot. Prima o poi ci si sfinisce.
La produttività è “flow” (Lo stato di flow è quella sensazione difficile da descrivere in cui sei così concentrato che tutto il resto scompare), è conoscere i propri limiti ed essere consapevole di come muoversi all’interno.
Forse hai bisogno di 10 minuti di pausa ogni 50 minuti di lavoro. Forse riesci a lavorare per 4 ore senza problemi ma necessiti, poi, di prenderti mezzo pomeriggio prima di tuffarti di nuovo nel lavoro.
Essere produttivi non si può basare sulle abitudini di altre persone. Si tratta di conoscere sé stessi e utilizzare le proprie abitudini a proprio vantaggio. L’unica eccezione che mi sento di proporre è quella di non interrompere il flow, lo stato di produttività efficace e continua, a prescindere dal blocco di tempo.
Si può anche provare la regola dei 5 minuti. Promettiti di lavorare solo 5 minuti su una certa attività: in questo modo elimini mole delle scuse che ti fermano anche dall’iniziare. Chiunque può dedicare anche solo 5 minuti a scrivere una mail, rispondere a un messaggio, sottolineare qualcosa od organizzare gli appunti.
Questa tecnica è utilissima perché, solitamente, dopo che i cinque minuti sono terminati, la motivazione rimane, anche se ci si sposta verso un’altra attività: i piccoli lavori completati nei cinque minuti sono un grosso contributo verso la motivazione e produttività globale – dato che, spesso, le piccole task sono quelle che procrastiniamo di più.
11. Cerca un feedback.
Il feedback è estremamente importante: si può risparmiare un sacco di tempo con una semplice conversazione che fa notare come qualcosa non funziona come dovrebbe. Può non essere facile accettare alcuni tipi di feedback ma sarai in grado di apprezzarli più avanti.
Ricevere un feedback e trasformarlo in azioni è importante per la crescita di ognuno di noi, in termini di carriera e personali. Il criticismo costruttivo è utile ad aumentare la produttività in quanto aiuta a evitare errori futuri e a perdere tempo.
12. Pianifica strategicamente la giornata.
Ognuno di noi ha un ritmo diverso: alcuni sono super produttivi appena svegli, altri sono animali notturni. Qualsiasi cosa tu preferisca, devi impostarla a tuo favore. Prendi nota di quado sei più produttivo e pianifica le attività più complesse in quel momento.
Se sei colpito dal celeberrimo calo di energie post-pranzo, utilizza quel momento per attività come controllare le mail, pulire la scrivania, etc. Le attività più “semplici” non richiedono il 100% della tua concentrazione.
Il lavoro flessibile e ibrido ha promosso la responsabilità verso la programmazione del proprio tempo: identifica i tuoi picchi produttivi e organizza la tua giornata in base a essi.
13. Scopri l’app di produttività che funziona per te.
Una volta che trovi il miglior calendario, la miglior agenda, il miglior strumento di marketing, la migliore app per prendere appunti e il miglior time-tracker, tieniteli stretti. Studiali e usali e diventeranno i tuoi migliori amici.
Goditi dei periodi di prova della maggior parte delle app e continua a sperimentare finché non trovi quello giusto per te.
14. Crea una routine.
Non potevo non parlare di routine: appena scatta l’ora X, sarai allenato a cadere in uno stato di concentrazione sufficiente per lavorare in maniera produttiva.
La costanza è il fattore chiave della produttività.
Provare a essere produttivi quando un giorno lavori al mattino, un giorno al pomeriggio e un giorno alla sera diventa estenuante.
La routine rimuove le distrazioni e la necessità di “aggiustamenti” che si solleva con un costante cambio di orario e programma.
Pensa a come creare una routine che strutturi in maniera prevedibile la tua giornata. Non funzionerà perfettamente ogni giorno, perché “le cose capitano”, ma sarà l’esoscheletro della costanza produttiva – sapere quando ci si sveglia, si mangia, si lavora, si gioca e si dorme ti farà sentire meno stressato e più organizzato.
15. Tieni la tua postazione pulita e organizzata.
Un ottimo modo per mantenere una mente limpida e organizzata è quello di fare la stessa cosa con la tua postazione di lavoro. Sistema tutto al suo posto e lascia in vista solo quello che ti serve per lavorare.
Se lavori da casa, decora e organizza il tuo spazio in maniera strategica, secondo il tuo gradimento. Cerca di essere minimalista ed evitare gingilli di poca utilità.
La stessa cosa si applica al tuo workspace virtuale.
Lo sapevi che il decluttering digitale può essere un miracolo nel ridurre stress e ansia nella tua vita lavorativa? Prenditi del tempo per organizzare i tuoi file, leggere i messaggi rimasti in coda, togliere le notifiche dalle app e rinomina le cartelle.
Conclusione
Queste sono alcune delle migliori tecniche per incrementare la produttività. Non significa che tutte funzioneranno per te – devi fare un tentativo e implementare quelle che danno effettivamente risultati.
Nessuno è produttivo nello stesso modo e, se sei una persona che sta iniziando a tentare di essere più produttivo, non partire con tutte e 15 le tecniche simultaneamente; prova a concentrarti su una o due azioni alla volta e tenta di trasformarle in abitudini.
Un concetto importante, inoltre, da tenere a mente è quello di impostare dei confini. Va bene mostrare flessibilità, offrirsi volontario per lavoro aggiuntivo ed essere proattivo ma la mancanza di limiti sul lavoro e nei tuoi progetti può far male alla tua produttività.
Equilibrio e consistenza sono le due nozioni che dovrebbero guidarti nelle tue giornate di lavoro.
Materiale Bonus
Credo che questa sezione sia pensata per i “productivity nerds” come me che hanno quel bisogno impellente di ricordarsi ogni tecnica che funziona, ogni consiglio, ogni hack, in ogni momento. Ho creato una piccola lista stampabile, nella sezione abbonati, da appiccicare al muro, da incollare sull’agenda o da usare come sfondo del cellulare. Con i prossimi articoli pubblicherò anche checklists, templates, articoli aggiuntivi e contenuti multimediali. Per chi non vuole accedere ai contenuti degli abbonati, lascerò in fondo alla pagina un riepilogo o una lista utile da implementare.
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source: https://timeular.com/blog/how-increase-productivity/
MVRCODELRIO 
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