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Al momento sto lavorando a molti progetti e ho realizzato che una struttra e un’accurata valutazione dei parametri psicologici e fisiologici sono la chiave per creare un programma settimanale produttivo.

Senza una struttura ben definita, le vostre possibilità di godervi uno stile di vita pieno ed equilibrato calano drasticamente e, di conseguenza, la vostra motivazione e il vostro umore ne soffriranno.

Indipendentemente da quanto siate oberati di cose da fare durante la vostre giornate, il programma che proporrò oggi si dimostrerà prezioso. Ho deciso di chiamarlo “Il Programma Da Vinci” visto che è ispirato dal genio di Leonardo. Quest’ultimo disse, in una citazione ormai famosa: “Siccome una giornata bene spesa dà lieto dormire, così una vita bene usata dà lieto morire.”

Questa citazione ha avuto un grosso impatto sulla mia vita, insieme a un’altra citazione di Irvin Yalom che dice: “L’ansia di morire è più grande in quelli che sentono di aver vissuto una vita vuota.”

Nella mia ricerca di una vita completa, entrambi mi hanno ispirato a ricercare un modello di programmazione più creativo, utile e divertente. Il Programma Da Vinci è il risultato di questo processo.

Il Programma Da Vinci

Gli enigmi principali che il Programma Da Vinci cerca di affrontare sono:

• Come essere creativi e costanti quotidianamente
• Come non permettere alle interruzioni di rovinare il flusso
• Come smettere di procrastinare e completare gli obiettivi
• Come evitare l’esaurimento
• Come assicurarsi di socializzare a sufficienza ed equilibrare lavoro e svago

L’idea principale dietro tutto questo è quella di darsi sufficiente fluidità nella programmazione senza essere sommersi da una quantità esagerata di attività.

Ecco come funziona:

Analisi del Programma Da Vinci di una Giornata

Molte persone suggeriscono che la pianificazione debba iniziare dal primo giorno della settimana in modo da avere più tempo di recupero durante il weekend. Ciò è errato. La pianificazione dovrebbe cominciare la domenica sera.

Questo perché il lunedì è il giorno di “immersione”. Pensate al lunedì come l’equivalente delle prime ore della mattina. Alle prima luci del giorno, la mente è riposata e può stupirvi da quanta produttività e creatività può regalare. Le vostre “prime ore” della settimana sono lunedì-martedì-mercoledì.

Al fine di trarre vantaggio da questo parallelo, è necessario pianificare le attività di domenica.

Ogni domenica sera, verso le 8 di sera, sedetevi alla vostra scrivania, riflettete sulla settimana, concentratevi e cominciate a pianificare la settimana.

L’ostacolo più noioso, quando si pianifica, è decidere la priorità delle attività.

Bisogna essere molto onesti con sé stessi e suddividere attentamente in categorie i compiti secondo l’importanza degli stessi e quanto lavoro richiederanno.

Dal mio punto di vista, questa qui sotto è una rappresentazione di come dovrebbe sembrare a grandi linee una pianificazione settimanale:

Lasciate che vi spieghi.

Innanzitutto dobbiamo utilizzare le seguenti categorie per la pianificazione giornaliera:

• Lavoro intenso (Deep Work)
• Lavoro di amministrazione (Admin Work)
• Riunioni (Meetings)
• Salute (Fitness)
• Contatti e Incontri (Networking/Meetups)
• Svago (Play)

Il lavoro intenso include il lavoro hardcore e il lavoro soft deep (moderato).

Ho deciso di dividere il lavoro intenso in queste due categorie perché il lavoro è uno spettro. Questo spettro è suscettibile alle preferenze individuali. Per esempio, io ho due attività che richiedono lavoro intenso: la scrittura e la programmazione.

Ho iniziato a programmare da poco tempo e, sebbene sia un compito complicato, data la mia natura analitica e matematica, lo trovo più semplice rispetto alla scrittura. Quindi, per me, la programmazione è trattata come lavoro moderato mentre la scrittura è lavoro hardcore.

In sostanza, tutto dipende da come valutate voi le attività lavorative e quelle hardcore dovranno essere programmate il più possibile tra il lunedì e il mercoledì e le moderate tra il giovedì e il venerdì.

Lavoro di Amministrazione

Il lavoro di amministrazione include cose come email, organizzazione documenti, riordino di merce, programmazione di incontri, ecc. – In sostanza, ogni cosa che può essere completata da un assistente personale – ma quando non ce ne si può permettere uno, dovrete farlo da voi.

Queste attività sono molto importanti e spesso possono richiedere più tempo del previsto. Quindi, è cruciale valutare, tramite apprendimento per tentativi, il tempo richiesto per completare il tutto secondo il programma.

Trello e Basecamp sono due strumenti che mi aiutano incredibilmente con l’organizzazione del mio lavoro amministrativo.

Riunioni

Quando si lavora per un’azienda, le riunioni sono un elemento fondamentale del vostro programma. Sì, sono importanti e, secondo la mia esperienza, possono definitivamente migliorare il morale della squadra e il flusso di un progetto, sebbene, il più delle volte, siano un’enorme perdita di tempo.

La mia regola per le riunioni è chiamata “Regola Presto-Tardi”: al fine di assicurarsi che una riunione non interrompa il lavoro intenso, le riunioni devono essere programmate al mattino presto o in serata – ossia: prima delle 10 del mattino o dopo le 2 del pomeriggio.

Se siete in una situazione lavorativa fresca, è difficile avere il controllo su questo processo. Quello che potete provare a fare è discutere con il vostro manager l’importanza di un lavoro intenso costantemente interrotto dalle riunioni e cercare di trovare/suggerire una soluzione. Se invece siete voi a capo di un team di lavoro, avrete molta flessibilità e potere decisionale e riuscirete a organizzare il tutto in maniera adeguata.

Salute

Il campo Salute, per me, include la corsa e la palestra. Corro per circa 5/6 km quasi ogni mattina e vado in palestra 3 o 4 volte a settimana. La corsa è incorporata nella mia Morning Routine che discuterò a breve. Per quanto riguarda la palestra, mi piace allenarmi dopo lavoro per evitare un affaticamento eccessivo in tarda serata.

In termini di organizzazione, gli allenamenti avvengono solitamente lunedì-mercoledì-venerdì e una volta durante il weekend. Mi piace così perché mi aiuta a pianificare incontri e altri eventi durante la settimana.

Contatti e Incontri

Almeno una o due volte a settimana partecipo a incontri o altri eventi sociali. Li considero estremamente importanti perché mi permettono di mettermi in discussione, affinare le mie tecniche ed esplorare diverse filosofie di vita.

Gli incontri non devono essere necessariamente correlati alla vostra attività lavorativa: possono essere incontri di filosofia, letteratura o persino di allenamento. L’idea dietro questo approccio è che vi permetterà di rimanere connessi, incrementare la vostra visione sociale e anche soddisfare i vostri bisogni tribali.

Svago

Questo è il tempo che utilizzerete per abbandonarvi ai piaceri. Questi possono variare dalla lettura ai video di YouTube, dai videogiochi alle bevute con gli amici.

Il tutto dipende solo dalle vostre preferenze ma la mia esperienza mi ha dimostrato che la pianificazone può aiutarvi a godere di questo processo ancora di più.

Per esempio, io preferisco contattare e organizzare con i miei amici nella settimana prima oppure pianificare una serata film per il mercoledì sera, ecc.

Per rendere questo processo ancora più semplice ho creato un template da seguire che potete scaricare qui.

Extra – La Lista Attività

La lista delle attività è uno degli strumenti di produttività più potente che ci sia – incapsula veramente l’essenza della produttività e vi aiuta a liberare la mente. Ogni giorno, durante le prime ore del mattino, scrivete le 5 attività più importanti e dividetele in categorie. Una dovrebbe includere il lavoro intenso e le altre dovrebbero essere inerenti al lavoro di amministrazione.

Extra – Il Flusso

Il flusso si presenta quando vi immergete in un lavoro intenso senza interruzioni. Un trucco per aiutarvi è quello di ascoltare musicache vi piace (preferibilmente con un ritmo che aiuti le onde cerebrali a coordinarsi e che stimoli la concentrazione) – spegnete anche tutte le distrazioni esterne come email, telefono e pagine browser irrilevanti.

Ci vogliono circa 15 minuti per entrare in un flusso e si possono lavorare persino per ore in questo stato. Quindi, suggerisco di lavorare in questo modo dalle 10 alle 14.

Extra – La Morning Routine

Propongo una completa Morning Routine nel mio libro “30 Sfide – 30 Giorni – Zero Scuse”. Questa routine è così dettagliata e intensiva che dura almeno 3 ore. Per lo scopo del Programma Da Vinci propongo invece qualcosa di più semplice ma ugualmente efficace:

Sveglia alle 6:30. Corsa per 5 km. Doccia fredda e cura del corpo. A seconda della vostra dieta, fate colazione. Leggete un libro per 30 minuti. Leggete un giornale o qualcosa che vi interessa per 20 minuti. Meditate per un quarto d’ora. Andate a lavoro.

Pensieri Finali

Dare struttura alla vostra settimana e alle vostre giornate è come sistemare e organizzare lo spazio personale.

Quando eliminate le cose cohe non vi servono, la vostra mente percepisce l’ambiente circostante come un’area organizzata e disposta ad analizzare schemi e pianificazioni in una maniera più efficace. In questo modo potrete godere di una pianificazione giornaliera adeguata e andare a dormire soddisfatti.

Tratto da The Da Vinci Schedule di Adrian Iliopoulos
Tradotto da Marco Delrio e Glodio Lupiscattoli
Fonte: https://hackernoon.com
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