Fino a che non ho iniziato davvero a tuffarmi nei libri tecnici e specifici, credevo di aver coniato io il termine “Floating Tasks” e, invece, apparentemente, sono inciampato sopra un concetto esistente e ben conosciuto. Non trattengo la mia delusione da nerd della produttività. Ma comunque, lasciatemi cambiare registro e sproloquiare un po’ su un’argomento a me tanto caro.

Le tecniche di gestione delle “floating tasks” offrono un approccio flessibile alla gestione del tempo, consentendo di adattare le attività alle mutevoli esigenze giornaliere. In questo articolo, esplorerò il concetto di “floating tasks” e come possono migliorare la nostra produttività e gestione del tempo.

Ho già ripetuto “gestione del tempo” due volte. Lo farò ancora. Sappiatelo.

1: Cosa Sono le Floating Tasks?

Comprensione delle Floating Tasks

Le “floating tasks” sono compiti flessibili e adattabili che possono essere integrati in qualsiasi momento in base alle esigenze e alle opportunità del momento. A differenza dei metodi tradizionali di pianificazione delle attività, dove ogni compito è assegnato a un determinato momento, le “floating tasks” non sono vincolate a uno specifico slot di tempo e possono essere completate quando è più conveniente o opportuno.

Il concetto alla base delle “floating tasks” è quello di massimizzare la flessibilità e l’adattabilità nella gestione del tempo. Piuttosto che vincolare rigidamente ogni attività a uno specifico momento della giornata, le “floating tasks” consentono di sfruttare al meglio le opportunità che si presentano durante la giornata.

Ad esempio, se si dispone di un’ora libera tra due riunioni, invece di lasciare quel tempo inutilizzato, è possibile utilizzarlo per completare una “floating task” che non richiede un impegno prolungato.

In questo modo, le “floating tasks” permettono di essere più reattivi e adattabili alle mutevoli esigenze e alle impreviste opportunità che possono presentarsi durante la giornata. Questo approccio offre una maggiore flessibilità e libertà nella gestione del tempo, consentendo di massimizzare la produttività e ridurre lo stress legato a una pianificazione rigida e inflessibile.

2: Vantaggi delle Floating Tasks

Vantaggi delle Floating Tasks

L’incorporazione delle “floating tasks” nel proprio sistema di produttività offre numerosi vantaggi:

1. Flessibilità aumentata: Le “floating tasks” consentono di adattare le attività alla disponibilità di tempo e alle opportunità che si presentano durante la giornata. Questa flessibilità permette di gestire meglio i cambiamenti improvvisi nel programma e di sfruttare al meglio il proprio tempo.
   
2. Tassi di completamento delle attività migliorati: Grazie alla natura flessibile delle “floating tasks”, è più probabile completare le attività in modo tempestivo e efficace. Essendo in grado di integrare le attività nei momenti di pausa o quando si dispone di tempo libero inatteso, si riduce il rischio di procrastinazione e si aumenta il senso di realizzazione.
   
3. Riduzione dello stress legato alla pianificazione rigida: Eliminando la necessità di pianificare ogni attività in anticipo e assegnarla a uno specifico momento della giornata, le “floating tasks” riducono lo stress legato a una pianificazione eccessivamente rigida. Questo permette di gestire meglio le aspettative e di adattarsi meglio alle esigenze del momento.

Ad esempio, immagina di avere una “floating task” di leggere un articolo interessante. Se durante una pausa pranzo hai del tempo libero, puoi completare questa attività senza dover attendere un momento specifico pianificato per la lettura. In questo modo, sfrutti al meglio il tuo tempo e riduci lo stress legato a una pianificazione rigida e inflessibile.

3: Strategie di Implementazione

Per incorporare efficacemente le “floating tasks” nel proprio sistema di gestione del tempo, è utile seguire queste strategie:

1. Identificare le “floating tasks” adatte: Inizia identificando le attività che possono essere facilmente integrate in momenti di pausa o di tempo libero durante la giornata. Queste possono includere attività di breve durata o attività che non richiedono una pianificazione rigida.
   Ad esempio, puoi considerare attività come leggere articoli interessanti, rispondere a e-mail non urgenti, fare una breve passeggiata, prendere appunti su progetti futuri o pianificare le attività della settimana successiva.
   
2. Creare una lista di “floating tasks”: Tieni una lista di “floating tasks” pronte da completare quando si presenta l’opportunità. Puoi organizzare questa lista in base alla durata stimata delle attività o al tipo di attività.
   Ad esempio, puoi avere una sezione della lista dedicata alle attività di breve durata che richiedono meno di 15 minuti e un’altra sezione dedicata alle attività più lunghe o più impegnative.
   
3. Integrare le “floating tasks” nel sistema di gestione del tempo esistente: Trova modi per integrare le “floating tasks” nel tuo sistema di gestione del tempo esistente, come il time blocking o le liste delle attività.
   Ad esempio, puoi riservare un periodo di tempo specifico ogni giorno per completare le “floating tasks” o inserirle nella tua lista delle attività giornaliere. Puoi anche utilizzare strumenti di gestione del tempo come app per smartphone o software di gestione delle attività per tenere traccia delle “floating tasks” e garantire che vengano completate in modo tempestivo.
   
4. Sfruttare le pause e i tempi morti: Utilizza i momenti di pausa o i tempi morti durante la giornata per completare le “floating tasks”.
   Ad esempio, se hai del tempo libero tra due riunioni o durante una pausa pranzo, puoi dedicare questo tempo a completare una “floating task” dalla tua lista. Puoi anche utilizzare i tempi morti durante i trasporti o mentre aspetti in coda per completare piccole attività dalla tua lista.

Nerd Corner – Il mio Sistema di Gestione delle Floating Tasks.

Come ho implementato le Floating Tasks nel mio quotidiano? Beh, grazie della domanda, Marco. Innanzitutto parto sempre dal presupposto di essere “di manica larga” quando setto il CC-TBL della settimana (vedi gli altri articoli di Productivitips per capire di che diamine sto blaterando.) sebbene lavori alle task e ai progetti in base al Pomodoro, di modo che vi sia quel tanto di Parkinson’s Law che mi permette di anticipare le scadenze. Le Floating Tasks le gestisco su Trello, l’unico altro gestore di attività che utilizzo oltre a Google Calendar (e il suo Tasks integrato). Queste sono codificate per durata stimata e vengono scelte in base al margine di tempo che racimolo da un completamento anticipato di una task del TBL. Non inserisco nelle Floating nulla che abbia una scadenza precisa o una priorità (vi sarà a breve un articolo sulla matrice delle priorità che credo d’aver menzionato già in qualche altro post) poiché possono passare anche settimane prima che io abbia ricavato del tempo necessario per dedicarmi a una FT. Per quanto molte task possano essere di bassissima priorità, se v’è una scadenza o possibili follow-ups di un certo livello, esse finiscono nel TBL/TBX e non nella lista di FT.

Esempio super concreto: oggi ho completato l’inserimento di dati in un foglio Excel in maniera rapidissima dato che ho scovato una formula (me l’ha regalata ChatGPT) che mi ha permesso di ricavare un’ora e mezza dal TBL che avevo previsto. Ho scorso sulla mia lista di FT di Trello quali erano le attività papabili con tale quantità di tempo e ho scelto di dedicarmi per un’ora e qualcosa alla continuazione dei ritratti biografici dei personaggi del filone narrativo di Arthur Parker che trovate su questo blog. Ovviamente, ciò non è necessario alla continuazione della storia di Arthur Parker né faticoso da parte mia, il che lo rende un perfetto “Add-on” per il blog, la mia motivazione e per non lasciar scemare l’inerzia produttiva che il lavoro su Excel aveva cominciato ad alimentare.

4: Esempi e Scenari

Per comprendere meglio come le “floating tasks” possono essere utilizzate in modo efficace, consideriamo alcuni esempi e scenari reali:

1. Pausa tra le riunioni: Immagina di avere una pausa di 30 minuti tra due riunioni. Invece di sprecare questo tempo, puoi utilizzarlo per completare una “floating task” breve, come rispondere a e-mail non urgenti o fare una breve pausa per rilassarti e ricaricare le energie.
2. Tempo libero inatteso: Se hai del tempo libero inatteso durante la giornata, puoi utilizzarlo per completare una “floating task” dalla tua lista. Ad esempio, se hai 15 minuti liberi tra un’attività e l’altra, puoi utilizzare questo tempo per leggere un articolo interessante o prendere appunti su un progetto futuro.
3. Completamento anticipato di un’attività: Se completi un’attività più velocemente del previsto, puoi utilizzare il tempo libero aggiuntivo per completare una “floating task” dalla tua lista. Ad esempio, se hai finito di lavorare su un progetto prima del previsto, puoi utilizzare il tempo libero aggiuntivo per fare una breve passeggiata o fare una telefonata personale.
4. Momenti di pausa durante il lavoro: Utilizza i momenti di pausa durante il lavoro per completare piccole “floating tasks” dalla tua lista. Ad esempio, se hai una pausa di 10 minuti tra una task e l’altra, puoi utilizzare questo tempo per fare una breve ricerca su un argomento di interesse o organizzare i tuoi file digitali.

In tutti questi casi, le “floating tasks” ti permettono di sfruttare al meglio il tuo tempo libero e di completare piccole attività che altrimenti potresti trascurare. Questo ti aiuta a rimanere produttivo e focalizzato durante la giornata, riducendo lo stress e migliorando la tua efficienza complessiva.

5: Sfide e Soluzioni

Sfide e Soluzioni

Nonostante i numerosi vantaggi delle “floating tasks”, possono sorgere alcune sfide nell’implementarle efficacemente. Ecco alcune delle sfide comuni e le relative soluzioni:

1. Prioritizzazione delle attività: Una sfida comune nell’utilizzo delle “floating tasks” è la priorizzazione delle attività. Quando si dispone di tempo libero inatteso, può essere difficile decidere quale attività completare prima. Una soluzione a questa sfida è mantenere una lista prioritaria delle “floating tasks” e scegliere le attività in base all’urgenza e all’importanza.
2. Selezione delle attività adatte: Un’altra sfida è selezionare le “floating tasks” più adatte da completare in un determinato momento. È importante scegliere attività che si adattino al tempo e alle risorse disponibili. Una soluzione a questa sfida è identificare le “floating tasks” in anticipo e organizzarle in base alla loro durata e complessità.
3. Distrazione e perdita di focus: Durante il completamento delle “floating tasks”, è possibile essere distratti da altre attività o interruzioni. Una soluzione a questa sfida è creare un ambiente di lavoro privo di distrazioni e utilizzare tecniche di gestione del tempo come il time blocking per concentrarsi sulle attività più importanti.

Conclusioni

Dai, sono satato piuttosto ermetico, no? Riassumiamo ulteriormente:

• Le “floating tasks” offrono flessibilità e adattabilità nella gestione del tempo, consentendo di sfruttare al meglio i momenti di pausa o di tempo libero durante la giornata.
• Integrare le “floating tasks” nel proprio sistema di gestione del tempo può portare a un aumento dell’efficienza, una riduzione dello stress e una maggiore flessibilità nel completare le attività quotidiane.
• È importante identificare le “floating tasks” adatte, creare una lista di attività da completare e integrarle nel proprio sistema di gestione del tempo esistente.
• Utilizzando le “floating tasks” in modo strategico, è possibile migliorare la produttività e la gestione del tempo, riducendo allo stesso tempo lo stress e l’ansia legati a una pianificazione eccessivamente rigida.

FONTI E LETTURE

Ecco alcuni link, libri e articoli di blog che potrebbero aiutarti ad approfondire l’argomento:

Libri:

So che mi trovo spesso a consigliare gli stessi libri ma penso che siano importanti fondamenta per una comprensione ottimale del mondo della produttività in generale. GTD, FROG, James Clear e 7 Habits sono fondamentali per un’evoluzione mentale oltre che produttiva. Chris Bailey mi sento di citarlo in quanto in rapida ascesa come mio autore preferito a riguardo.

1. “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” di David Allen – Questo libro offre strategie efficaci per la gestione del tempo e la produttività personale, comprese tecniche per l’allocazione flessibile delle attività.
2. “Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time” di Brian Tracy – Questo libro fornisce consigli pratici per prioritizzare le attività e gestire il tempo in modo efficiente, concetti utili per integrare le “floating tasks” nella propria routine.
3. “Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones” di James Clear – Questo libro esplora il potere delle abitudini nel plasmare la produttività e offre strategie per creare abitudini positive, inclusa la pratica delle “floating tasks”.
4. “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” di Cal Newport – Questo libro esplora l’importanza del lavoro profondo e senza distrazioni per massimizzare la produttività, offrendo spunti utili per integrare le “floating tasks” nella propria routine lavorativa.
5. “The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change” di Stephen R. Covey – Questo classico libro sulla crescita personale offre principi fondamentali per migliorare l’efficacia personale, inclusi concetti utili per gestire il tempo in modo strategico e integrare le “floating tasks” nella propria vita quotidiana.
6. “The Productivity Project: Accomplishing More by Managing Your Time, Attention, and Energy” di Chris Bailey – Questo libro offre una panoramica completa su diverse strategie di produttività, comprese le “floating tasks”, e fornisce consigli pratici per implementarle efficacemente.

Siti Web e Blog:

1. “How Floating Tasks Can Improve Your Productivity” – https://blog.todoist.com/2017/06/29/floating-tasks-productivity/
2. “Why Floating Tasks Are Key to Better Time Management” – https://blog.trello.com/floating-tasks-time-management
3. “The Benefits of Floating Tasks and How to Use Them Effectively” – https://blog.rescuetime.com/floating-tasks/
4. “How to Use Floating Tasks to Improve Your Productivity” – https://www.lifehack.org/640881/how-to-use-floating-tasks-to-improve-your-productivity
5. “The Power of Floating Tasks: How to Stay Agile and Flexible” – https://blog.weekplan.net/the-power-of-floating-tasks-how-to-stay-agile-and-flexible/

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